Контрольные функции отдела бухгалтерии

Средства и предметы труда (здания, сооружения, станки, машины, инструменты, сырье и материалы) приобретаются и потребляются в различных местах, разными службами организации и ее работниками. Их эффективное использование - обязанность тех, кто расходует ресурсы и средства, потребляет материал, оплачивает труд рабочих, мастеров, инженеров и техников из управленческого персонала, менеджеров и управляющих. Задача бухгалтерии - обеспечить общий контроль над запасами, движением и потреблением ресурсов, законностью осуществляемых хозяйственных операций, использованием средств по назначению, их сохранностью.

Прежде всего, бухгалтерия должна дать информацию для контроля. В качестве средства контроля над процессами хозяйствования учет должен выявлять непроизводительные расходы и потери, отклонения от норм затрат, нерациональные запасы товарно-материальных ценностей, факты их нерационального расходования и использования не по назначению.

Непосредственно бухгалтерия, главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязаны контролировать:

— соблюдение установленных правил приемки и отпуска товарно-материальных ценностей (обязательность оприходования, порядка выдачи доверенностей, соблюдения лимитов, норм расхода и т.п.);

— правильность использования расчетного фонда заработной платы, установления должностных окладов, соблюдение условий премирования, штатной, финансовой и кассовой дисциплины;

— соблюдение установленных правил инвентаризации товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов;

— взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженностей, соблюдение платежной дисциплины;

— законность списания недостач, производственных потерь.

Различают предварительный, текущий и последующий контроль бухгалтерии. Предварительный контроль осуществляется во время подписи приказов, писем, документов, служащих основанием для приемки и выдачи денежных средств, товарно-материальных ценностей, оформления кредитных и расчетных обязательств. Без подписи главного бухгалтера или его заместителей эти документы считаются недействительными. Перед тем как документы подписать или завизировать, главный (старший) бухгалтер удостоверяется в законности данной хозяйственной операции, наличии источников финансирования, правильном оформлении документов и т.п.

Бухгалтерия активно участвует в разработке предложений и мероприятий, предупреждающих образование недостач, хищения, незаконное расходование денежных средств и товарно-материальных ценностей (организация охраны, пропускной системы, оборудование складов и т.п.).

Текущий контроль ведется путем повседневной проверки законности и правильности осуществления хозяйственных операций, их рациональности. Применительно к затратам организации он состоит в выявлении отклонений от технически обоснованных норм расхода. Эти отклонения (перерасходы) выявляют по видам затрат, местам их возникновения (цехам, участкам), по причинам и виновникам.

Последующий контроль обеспечивается проведением документальных ревизий, осуществляемых силами работников бухгалтерии.

Сохранность имущества средствами учета достигается прежде всего тем, что каждый объект основных средств и соответствующая часть товарно-материальных ценностей должны быть взяты на учет и поставлены в подотчет материально ответственным лицам. Особое внимание необходимо уделить учету денежных средств в кассе и кассовым операциям, использованию подотчетных сумм по назначению, своевременности оприходования материальных и денежных ценностей. Сохранности имущества способствуют периодические, в том числе и внезапные, инвентаризации, оснащение складов, цехов, производств весовой и измерительной техникой.

Таким образом, бухгалтерия ответственна не только за своевременность и точность фактических данных о наличии, использовании ресурсов и результатах хозяйствования. Она призвана осуществлять контроль за эффективностью использования средств, бороться с бесхозяйственностью.

Бухгалтерский учет должен контролировать выполнение принятого плана по всем показателям деятельности организации, выявлять нерациональные затраты и потери, убытки от непродуманных решений, способствовать выявлению резервов снижения себестоимости продукции, роста прибыли и рентабельности. Бухгалтерия обязана бороться с приписками и другими искажениями отчетности, нарушениями действующего законодательства, злоупотреблениями служебным положением.

Главный бухгалтер организации в современных условиях призван быть основным консультантом директора по вопросам эффективности финансовой деятельности, главным контролером законности хозяйственных операций.

Бухгалтерский учет как практическая деятельность ограничен рамками хозяйственной организации. Однако его данные широко используются в статистике всех уровней: организации, отрасли, народного хозяйства в целом. Точность и достоверность статистических показателей и сводок во многом зависят от качества работы бухгалтерии, а ее работники, составляя отчетность, одновременно выполняют важную государственную функцию. Ведь на основе обобщения этой отчетности определяются валовой внутренний и совокупный общественный продукт, показатели межотраслевых затрат и результатов на региональном и народнохозяйственном уровнях, исчисляются многие другие производные показатели.

Данные бухгалтерского учета — основа формирования любой другой экономической информации. Они широко используются в планировании, прогнозировании, экономическом анализе. Объясняется это тем, что бухгалтерия имеет дело с реальными ценностями, фактами действительности и отражает то, что есть на самом деле. Отражает на основе соответствующих документов, позволяющих установить ответственных лиц, время совершения хозяйственных операций, их количественные и качественные параметры. Данные первичных документов системно обобщаются с помощью двойной записи на счетах, а их итоги контролируются инвентаризацией имущества и финансовых обязательств.

Эти особенности формирования учетной информации обеспечили ей высокий авторитет у потребителей. Именно с данными бухгалтерии предпочитают иметь дело руководители организаций, инвесторы, поставщики, покупатели и кредиторы, налоговые, финансовые, банковские, судебные органы и иные заинтересованные учреждения и лица.

Комментировать